Un nombre croissant de lois sur les e-mails ont un impact important sur la manière dont les e-mails sont utilisés dans le monde des affaires. Du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) de l'UE 2016/679 au California Consumer Privacy Act (CCPA), les e-mails sont de plus en plus réglementés alors que le phishing, le spam et les cyber-attaques deviennent plus courants.
Que dire des avertissem*nts par e-mail ?
Avec les nouvelles réglementations en vigueur et les évolutions des tendances en matière d'e-mails, les mentions légales dans les e-mails sont-elles toujours importantes?
Répondons à cette question par une autre question. Combien d'e-mails vos employés envoient-ils par an ? Il est fort probable que ce soit des milliers, voire plus. C'est beaucoup d'opportunités pour qu'un simple e-mail endommage la réputation de votre entreprise, que ce soit accidentellement ou malicieusem*nt, par le biais de commentaires diffamatoires, de fuites de données confidentielles, de violations de droits d'auteur ou de transmission de contenu viral.
Même aujourd'hui, il est tout à fait logique pour les entreprises de toutes tailles d'utiliser des mentions légales dans les e-mails pour protéger leur réputation de marque et leur responsabilité d'entreprise.
Pourquoi les utilisons-nous en premier lieu?
They don't look great after all. Email disclaimers were originally created to cover confidentiality breaches, adhere to email regulations and protect companies from liability for negligent advice.
Certains affirment que les avertissem*nts par e-mail n'ont aucune autorité, cependant, le libellé est conçu pour vous protéger et prévenir toute action en justice contre vous. Un avertissem*nt par e-mail, lorsqu'il est rédigé correctement, peut vous couvrir dans les domaines suivants:
Violation du secret professionnel
Responsabilité de l'employeur
Responsabilité pour la transmission involontaire de virus informatiques
Violation accidentelle de la confidentialité
Entrer involontairement dans des contrats
Déclaration négligente
Exigences légales ou réglementaires régionales
Avis de non-responsabilité par e-mail en pratique
Dans des marchés avancés, comme l'Union européenne et l'Amérique du Nord, il existe des réglementations qui obligent les entreprises à ajouter des avertissem*nts aux e-mails, une pratique qui n'est pas susceptible de changer de sitôt.
Lois de non-responsabilité par e-mail aux États-Unis
Prenons l'exemple des États-Unis. Il possède l'ensemble le plus complet de lois sur les mentions légales d'e-mails au monde. La loi sur la gestion de la sécurité de l'information fédérale (FISMA) stipule que, pour se conformer à la réglementation, une mention légale appropriée doit être incluse dans toutes les communications par e-mail. Cela se répercute ensuite dans différents secteurs où des exigences différentes s'appliquent.
Considerons la Loi sur la portabilité et la responsabilité en matière d'assurance maladie (HIPAA). Cette loi recommande vivement que les organisations de santé utilisent des avertissem*nts par e-mail pour mettre en avant la confidentialité des patients dans toutes les communications.
Un avertissem*nt ne rend pas une entreprise entièrement conforme à la loi HIPAA. Néanmoins, il garantit que les patients sachent ce qui suit:
Le courriel qu'ils reçoivent n'est pas sécurisé à 100%.
Le contenu placé dans le message est confidentiel.
The message should be passed on to the relevant person if they're not the correct recipient
Un exemple de clause de non-responsabilité des e-mails conformes à la HIPAA pourrait être :
Les informations contenues dans cette transmission peuvent contenir des informations privilégiées et confidentielles, y compris des informations sur les patients protégées par les lois fédérales et étatiques sur la confidentialité. Elles sont destinées uniquement à l'utilisation de la ou des personnes nommées ci-dessus. Si vous n'êtes pas le destinataire prévu, nous vous informons par la présente que toute révision, diffusion, distribution ou duplication de cette communication est strictement interdite. Si vous n'êtes pas le destinataire prévu, veuillez contacter l'expéditeur par courriel en réponse et détruire toutes les copies du message original.
Lois de non-responsabilité par courriel au Canada
D'autres pays, cependant, rendent les avertissem*nts par e-mail obligatoires sur tous les messages. La Législation canadienne anti-pourriel (LCAP) exige que toutes les entreprises obtiennent un certain niveau de consentement avant d'envoyer des messages électroniques à tout destinataire. Cela signifie que toutes les signatures électroniques doivent contenir un texte juridique approprié avec des liens de désabonnement en place.
Cela donne essentiellement aux consommateurs un contrôle total sur leurs messages électroniques. Cette loi s'applique à tous les messages électroniques entrants et sortants, et enfreindre cette loi peut coûter à votre organisation jusqu'à 10 millions de dollars.
Protégez votre entreprise avec une clause de non-responsabilité par e-mail
Dans le cadre d'une signature e-mail professionnelle, il est toujours fortement recommandé d'utiliser une clause de non-responsabilité légale appropriée dans vos e-mails. Cela ne vaut tout simplement pas le risque de laisser votre entreprise sans protection.
Email disclaimers ne vous offriront jamais une protection à 100 % contre les actions en justice, mais il est logique d'inclure des avertissem*nts pour offrir un niveau supplémentaire de protection.
N'oubliez pas que les lois évoluent, il est donc important de rester à jour. De plus, le texte inclus dans le disclaimer de votre email peut fonctionner pour une région mais pas pour une autre.
Quelle est la meilleure pratique pour les avertissem*nts par e-mail?
Il y a quelques meilleures pratiques à garder à l'esprit lors de la création d'une clause de non-responsabilité par e-mail pour votre entreprise:
Gardez-le concis: Les longs avertissem*nts légaux dans les e-mails peuvent être rebutants. Visez la concision tout en abordant les points nécessaires.
Rendre lisible: Utilisez un langage simple pour vous assurer que les destinataires comprennent la clause de non-responsabilité.
Mettre à jour régulièrement: Examiner et mettre à jour l'avertissem*nt périodiquement pour garantir sa pertinence et sa conformité aux nouvelles exigences légales.
Visibilité: Placez la clause de non-responsabilité à la fin de l'e-mail, mais assurez-vous qu'elle reste visible et lisible.
Consistance: Assurez-vous que vos mentions légales sont cohérentes dans toute votre organisation en utilisant un gestionnaire de signatures électroniques.
Utiliser Exclaimer pour imposer des avertissem*nts de non-responsabilité par e-mail sur tous les messages
Utiliser la solution de gestion de signature électronique d'Exclaimer est un moyen intelligent de contrôler de manière centralisée tout le contenu de l'avertissem*nt légal en un seul endroit. Avec Exclaimer, vous pouvez garantir que tous les e-mails d'entreprise des utilisateurs incluent toujours les mentions légales requises adaptées à leur région.
Alors, dites adieu au stress de vous demander si vos e-mails sont conformes et faites confiance à Exclaimer pour vous couvrir.
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